L'integrazione di High-Tech con l'avvocatura parte 2: come avere i propri files sempre a disposizione
Non sarà certo una novità dell'ultim'ora, ma il cloud computing è decisamente una delle più grandi rivoluzioni dei nostri giorni, che ci permette di avere, sempre a nostra disposizione, dati, files, cartelle, e ogni cosa abbiamo incamerato, visualizzabile da qualsiasi dispositivo (PC, MAC, smartphone, iPod), purché ci sia una connessione internet (e chi, in questi giorni, non ha una connessione internet?). Ebbene, Faccio uso di un sistema Cloud (nella fattispecie, di DROPBOX oramai da molti anni, per gestire tutte le mie cartelle di lavoro (e anche quelle personali), il che mi permette di averle, sempre a disposizione, sia che io utilizzi il mio MAC, in Studio, sia che io sia in Tribunale, utilizzando il mio iPAD, sia che io utilizzi l'iPhone per vedere delle foto, o per trasferire pdf o altri file, da un dispositivo all'altro. Per chi non lo sapesse (e avesse vissuto sotto una roccia, negli ultimi anni), il Cloud Computing è, in pratica, un sistema che permette di conservare files su un server remoto (ovverosia un disco fisso, la cui location - o le cui locations - sono indefinite - e spesso segrete), accessibile attraverso la creazione di un account e una connessione internet. Una volta creato l'account, il servizio (ripeto: io utilizzo DROPBOX, con un account Business, al costo di 100,00 USD all'anno, che mi garantisce uno spazio di conservazione pari a 1.000 GigaByte (praticamente uno spazio INFINITO!), vi accedete da qualsiasi dispositivo. Dal punto di vista dell'interfaccia, DropBox, sia che utilizziate un MAC, sia che utilizziate un PC, apparirà come una normalissima cartella, nella quale potrete create delle sottocartelle, aggiungere file, cambiare nomi, spostare, aggiungere, copiare, incollare… tutto come sempre, con la sola differenza che i files non saranno nel Vostro disco fisso, ma saranno nel disco fisso remoto, ovvero, nella CLOUD (sopra di Voi, un po' come la nuvola di Fantozzi, ma non una nuvola nera, ma bensì una bellissima, nuvola bianca. E se non ci fosse una connessione ad internet? Benchè è raro, oggigiorno, non avere una connessione ad internet, potrebbe capitare di non avere accesso a una rete (a me capita in montagna, a volte). Ebbene, DropBox permette di sincronizzare una o più cartelle, uno o più files, nel disco fisso del vostro Computer (MAC o PC), in modo che possiate aprirli, utilizzarli, modificarli, copiarli e così via, anche in assenza di una connessione ad internet. Una volta che avrete ripristinato la connessione ad internet, il computer, automaticamente vedrà che il file è stato modificato, e lo aggiornerà, da solo, anche nella cartella della cloud. Una delle features più interessanti, soprattutto per chi, come me, lavora con altri avvocati, seguendo, insieme pratiche e scambiandoci files e versioni di atti e lettere, è che, se anche l'altro collega ha un account DropBox, è possibile mettere in condivisione un singolo file o una cartella, in modo che entrambi si lavori sullo stesso file, senza inviarsi mille email con altrettante versioni del file. Il processo di visione e revisione degli atti, quindi, diventa facile veloce, intuitivo e senza intoppi, soprattutto per chi, come me, fa fatica a stare dietro alle odiate "revisioni" di Microsoft Word. In pratica, creo il mio file (un atto, o una lettera), e lo salvo sulla cartella denominata "Cliente X"; poi condivido la cartella con il mio collega, con cui sto seguendo la questione del Cliente X (semplicemente cliccando sulla cartella stessa, da Windows o da Finder), e inviando una email a detto collega dotato di account DropBox, il quale, quindi, ora, vedrà la cartella (e tutti i files in essa contenuti, come se fosse nel suo dispositivo, esattamente sincronizzato con il mio computer. Ora, anche lui potrà modificare il file, ma potrà anche inviarmi documenti, semplicemente facendo una drag-n-drop (o copia-incolla) nella cartella stessa, senza inviarmi email e senza chiavette USB. Utilizzo questo sistema anche con i clienti, con un duplice effetto WOW!: i clienti mi possono inviare files senza inviarmi email, il che rende la condivisione più veloce e immediata e, cosa ancora più importante, fa vedere, in tempo reale, al cliente, cosa sto facendo per loro. Infatti, un cliente può velocemente vedere lo stato della propria pratica, semplicemente accedendo alla propria cartella (che io ho condiviso con lui e, quindi, che è identica a quella che ho io sul mio computer), e vedendo le lettere che ho scritto, gli atti che ho scritto, quando ho scritto l'ultimo atto, quando è stato modificato un determinato file, e così via. La mia professione, quindi, diventa più trasparente e chiara al cliente che ha un accesso immediato ai propri files. Ma non dimentichiamoci di un ulteriore vantaggio di questo sistema: i costi. Con una irrisoria spesa annuale pari a 100USD (circa 80€), ho un server sempre a disposizione, che non "cade" mai, ultra sicuro e che è esente da virus (DropBox, in quanto il migliore nel suo ambito, garantisce da problematiche come virus, troyan, e altre schifezze che girano agevolmente nei dischi fissi di tutti i computer). Un server da ufficio, con 3-4 dischi fissi, cassetta per il backup e così via, può costare fino a 3.000-4.000 €, e non dà le stesse garanzie di sicurezza né permette di avrete accesso ai file, da qualsiasi dispositivo e da ovunque. DropBox ha un'applicazione dedicata per IOS gratuita scaricabarile qui: DROP BOX per iOS (gratis). Su Ipad, data la memoria limitata del "disco fisso" non salverà tutti i files, quindi, per poter avere pieno accesso ai files contenuti nella vostra cloud, dovrete avere accesso a internet. Ovviamente DROP BOX non l'unico servizio Cloud in esistenza (anche se, a mio modesto avviso, è il migliore), ma ci sono servizi come - BOX.net che garantisce 50 GB gratis, ottimo per condividere grossi files; - Photobucket: dedicato alle foto, - e, ovviamente iCloud di Apple. Stay Tuned